La innovación implica encontrar nuevos métodos para abordar problemas y desafiar el status quo. Los equipos de Administración, Gestión de Proveedores y IT lograron integrar diferentes sistemas de gestión y automatizar un proceso a partir de una pregunta: ¿con quién más puedo trabajar para lograr mayor eficiencia?

En los últimos años, en Tecpetrol hemos trabajado de forma intensiva en procesos de innovación, digitalización y automatización de sistemas.

Por caso, la implementación del Proyecto Atenea en 2021 significó un salto cualitativo en la gestión de datos y procesos: además del nuevo SAP, se está trabajando en desarrollar  integraciones con otros softwares. En muchos casos, de planillas de Excel se pasó a sistemas que lograron más agilidad, control, productividad, consistencia y precisión.

Con la mirada puesta en la mejora continua, diferentes áreas de Tecpetrol siguieron trabajando en nuevas oportunidades de automatización en sistemas conexos. La palabra clave en esta historia es: sinergia. Cuando indagamos en la etimología de la palabra (del griego 'syn' que significa simultaneidad y 'ergon', obra) nos da pistas sobre cómo fomentar el trabajar en equipo y preguntarnos ¿por qué? ¿para qué? ¿con quién más puedo trabajar para poner manos a la obra? En definitiva, trabajar en "modo sinergia" es la acción de coordinar dos o más partes cuyo efecto es superior a la suma de efectos individuales.

Dos sistemas de gestión entran en diálogo: un único criterio para Exactian e Ivalua

La auditoría de nuestros proveedores y contratistas es clave para mitigar riesgos y garantizar la seguridad y excelencia de nuestras operaciones. Para lograrlo, Exactian – la plataforma de control de contratistas- permite gestionar la auditoría de documentos de nuestros proveedores e integrarse con el sistema de control de acceso al yacimiento.

Pero había que dar un paso más: Alexis Segovia, gerente de Administración de Argentina necesitaba que se pudiera determinar de forma automática la validez de las calificaciones que le damos a nuestros proveedores, para así definir la frecuencia de evaluación -que depende del tipo de proveedor- para hacer más eficientes los tiempos y evitar revisiones manuales que no se actualizaban.

Fue así que se conformó un equipo de trabajo inter-área con Diego Melgarejo, referente de IT y Luis Lanziani, Jefe de Gestión de Proveedores para compatibilizar criterios entre Exactian e Ivalua, el sistema de gestión de proveedores que se puso en marcha en diciembre de 2020.  Lo que había que lograr era idear juntos una matriz única de clasificación del tipo de empresa que permitiera poner en diálogo ambos sistemas y que fueran compatibles para mejorar el control de proveedores. 

Un dato o un cruce de estas características en un software puede parecer algo pequeño y hasta nosotros como usuarios de las plataformas podemos no identificar qué está pasando, pero vayamos al terreno para entender los impactos de este modo-sinergia de trabajar.

Imagina que un contratista o proveedor llega al campo y pasa por control de acceso. La persona del puesto de control en el yacimiento consulta Exactian para saber si toda la documentación está aprobada y pueda ingresar a realizar trabajos en campo.

Asimismo, para determinar el tipo de documentación que se requiere auditar a cada proveedor en general, había que conocer qué tipo de empresa era  en función a determinados parámetros (envergadura, solvencia financiera, etc). El área de Administración consultaba este dato de forma manual. Ahora, ya no se requiere ese chequeo porque está definido de forma automática.

Fue justamente este acuerdo inter-gerencial entre Administración y Gestión de Proveedores que, propulsado por IT, permitirá al configurarse que el dato del tipo de empresa  se cargue en Ivalua y  alimente a Exactian a través de SAP de forma automática.

"Muchas veces entre las áreas puede haber una cultura de silos; y el desafío es ir hacia una visión global de nuestros procesos para seguir construyendo una Tecpetrol más eficiente, preguntándonos cómo hacemos las cosas. No se trata de resolver problemas, sino de enfocarnos en desarrollos integrales que requieren necesariamente trabajar de forma cross áreas" apunta Luis Lanziani.

En el cierre de la charla, Diego, Luis y Alexis lanzan un desafío que contagia: preguntarnos más seguido  ¿por qué? ¿para qué? ¿quién más? y apuestan a trabajar más comunicados y coordinados, logrando sinergias entre grupos y áreas, aprovechando el camino andado y mejorarlo, porque saben que es posible.

Beneficios de la integración Ivalua + Exactian

• Compatibilizar criterios entre los software de gestión de las diferentes áreas para evaluar a los proveedores en todas sus instancias.
• Automatizar un proceso de control sobre nuestros proveedores y que un dato estático pase a ser dinámico.
• El criterio de tipo de proveedor pasa a ser único y corporativo, y no cambia de operación a operación.
• Mejora en la productividad y en la agilidad del control documental y de accesos al campo.