¿Es realmente necesario un encuentro programado? ¿Puede solucionarse un tema o avanzar un proyecto sin la necesidad de una reunión?

El tiempo vale oro. El nuestro, el de nuestros compañeros. Una reunión consiste en combinar esfuerzos, horarios, atenciones. Si las necesidades requieren que es fundamental hacerla, pueden tomarse estas recomendaciones:

> Planificar el motivo de la reunión con anticipación e invitar solo a aquellas personas que efectivamente necesitan participar.

> Chequear las agendas antes de enviar la invitación y tener presente la diferencia horaria de los participantes de otros países.

> Agendar reuniones de 45 minutos máximo. Comunicar los objetivos y temas que se tratarán de forma clara y concisa.

> Si involucra una presentación o información que requiere de un análisis, enviar el material con anticipación.

> Respetar los tiempos de inicio y de finalización.

> Asegurarse de que queden claros los próximos pasos y responsables.

También existe la posibilidad de realizar reuniones híbridas, que puedan trascender el formato físico o virtual y ofrecer lo mejor de los dos mundos. Para las reuniones híbridas, es preferible seguir estas recomendaciones:

> Garantizar que todos los participantes aparezcan en pantalla, tanto aquellos que se suman de forma virtual como aquellos que se encuentran en la sala.

> Favorecer un clima de participación en el que todos se mantengan activos.

> Es recomendable que quienes participan en forma virtual, ingresen a la reunión con la cámara encendida y el micrófono apagado.

> Es importante asignar un moderador en la sala para facilitar la interacción.

> Aprovechar las herramientas tecnológicas para interactuar: el chat, la función de alzar la mano, entre otras.

En esta época de proyectos cada vez más grandes y complejos, de avances y crecimiento, es más importante que nunca hacer valer tanto nuestro tiempo como el de nuestros colegas. Siguiendo estas recomendaciones estaremos dando pasos gigantes hacia la eficiencia y el aprovechamiento del tiempo.